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Usare Notion mi ha semplificato la vita

Vittorio Faraco

Vittorio Faraco

notion vcreate

Uso Notion da ormai più di un anno.

Questo software per me è la soluzione migliore per organizzare la mia vita in un solo luogo, sia per i tanti strumenti che mette a disposizione sia per la dinamicità con cui tutto è collegato.

In questo articolo ti parlerò di come uso Notion, ti dirò perché è diverso dagli altri software, perché dovresti sceglierlo e in cosa potrebbe migliorare.

Disclaimer: questo non vuole essere uno di quegli articoli esclusivi in cui si sviolina uno strumento e lo si fa passare come l’unico gioiello in mezzo a tanta spazzatura.

Notion è semplicemente un compromesso per me ideale.

Non per tutti potrebbe esserlo: alcuni potrebbero apprezzarne ancor più benefici, altri trovare più difetti.

Detto questo, partiamo.

Come ho scoperto Notion

Notion è letteralmente esploso poco più di un anno fa.

Diciamo che il momento in cui ho iniziato a sentirne parlare coincide col momento in cui ho iniziato a fare video su YouTube.

Creator e canali come Ali Abdaal, Thomas Frank, Keep Productive hanno iniziato a lodare Notion nei loro video e a mostrare come lo utilizzavano nel quotidiano.

All’inizio pensavo fosse un programma come gli altri.

Non ci ho pensato troppo e ho anzi sperimentato OneNote per prendere appunti con la tavola grafica (spoiler: non è andata bene) e per organizzare parte del mio materiale di studio.

Dopo un po’, però, vedevo che i video continuavano ad uscire.

Come succede con la maggior parte delle cose a cui siamo esposti per un periodo prolungato di tempo, mi sono incuriosito e ho deciso di provarlo.

E non è stata una scelta difficile.

Notion, all’epoca, era gratuito per chiunque avesse una mail istituzionale universitaria.

Quindi l’ho scaricato.

Non ti nego che all’inizio sono rimasto abbastanza confuso davanti a tutta quella marea di possibilità.

Però era una confusione piacevole.

Devi sapere che ho una specie di malattia per le risorse nuove: appena compro o inizio a fare qualcosa di nuovo che mi entusiasma, quella cosa diventa l’unica a cui penso, o comunque quella a cui dedico un buon 70-75% della mia attenzione quotidiana.

Oggi sta capitando con attività nuove a cui mi sto avvicinando (come il jump rope), circa un anno fa era capitato con Notion.

Comunque, ti starai chiedendo:

“Da cosa deriva tutta ‘sta confusione?”

Vediamolo subito.

In cosa Notion si differenzia dagli altri software

Se lo hai già scaricato, lo hai notato.

Se non lo hai ancora scaricato, lo noterai a breve.

Notion è un software pensato diversamente rispetto al resto dei software di note-taking o di organizzazione.

Ha una struttura tutta sua che fin dall’inizio mi è sembrata sì complessa, ma mai poco intuitiva.

Poi ci sono arrivato.

La sua percepita complessità deriva dalla miriade di strumenti che mette a disposizione.

Liste, checkbox, liste espandibili, pagine, tabelle, gallerie, calendari, breadcrumb, titoli, testi ordinari, citazioni, codice…

Ognuno di questi e molti altri sono creabili tramite la chiamata /.

Ogni volta che si preme / compare una preview di tutte le opzioni che ci sono a livello di elementi per realizzare quello che abbiamo in mente nella pagina in cui siamo.

Ci sei?

Ora, andiamo alla parte entusiasmante: ogni elemento può diventare una pagina.

Esatto, tutto è cliccabile come fosse un link.

Questo crea una struttura estremamente dinamica e flessibile che ci consente di rappresentare al meglio tutto quello che ci serve.

L’utilizzo con cui il design di Notion è stato pensato è ad albero.

Invece di buttar giù tutto su una pagina, in modo sequenziale, si possono creare degli schemi da approfondire man mano riempiendoli di informazioni utili, ricorsivamente.

L’idea chiave è che ogni utente è libero—addirittura invitato—a creare il suo spazio di lavoro a seconda del suo modo di pensare e delle sue necessità.

Questo è estremamente utile e super efficace, perché si adatta alle menti di tutti.

Su YouTube trovi decine di video di persone che mostrano fiere i loro workspace minimal, iper-decorati o dettagliati.

Trovi anche due miei video in cui parlo di Notion per studenti e in cui paragono il prendere appunti su Notion al prendere appunti su carta.

Ancora, questo tool consente integrazioni con tanti servizi diffusi come Google Drive, Figma, Maps, Typeform o GitHub.

Questo rende Notion uno strumento usatissimo anche da molti team aziendali che operano nei settori di appartenenza di questi servizi come il design o lo sviluppo.

Una funzione che personalmente uso moltissimo e ti consiglio di sperimentare sono le tabelle.

Ma ne parliamo tra un po’.

Come sto usando Notion

Passiamo all’atto pratico. Ti mostro come sto utilizzando Notion così che tu possa farti un’idea dei progetti per cui può esserti utile.

Occhio: le cose che puoi farci sono davvero tante.

Ad esempio, c’è un altro video in cui mostro addirittura come sia possibile creare un sito web utilizzando Notion.

Ci tengo però a precisare che è importante partire con semplicità.

Partiamo infatti col dire quali sono le aree della mia vita che sto gestendo da lì.

Studio, lavoro, finanze personali, letture, contenuti.

Manca solo un’altra delle attività che mi rubano più tempo: l’allenamento.

Questo perché non mi ha mai entusiasmato troppo l’idea di avere un piano di allenamento super rigido con mille cose da appuntare e aggiornare dopo ogni seduta.

Certo, quando andavo in palestra—prima dell’emergenza—tracciavo i carichi che utilizzavo, le ripetizioni che facevo, gli esercizi che inserivo e altra roba ma preferivo farlo su una semplice nota, che da smartphone era più pratica da aggiornare mentre recuperavo tra una serie e l’altra.

Ad ogni modo, ora i miei allenamenti sono ancora più dinamici.

Non avendo carichi da incrementare volta dopo volta cerco di divertirmi un po’ di più e di sfruttare la creatività.

Ma torniamo agli ambiti di cui ti ho già parlato.

Come mi è utile Notion nella loro gestione?

Partiamo dallo studio.

Ho una pagina dedicata agli studi.

Al suo interno ho creato due pagine in cui conservo orari, informazioni varie e un log delle lezioni che seguo.

Sotto, c’è una tabella dedicata ai singoli esami che devo dare semestre dopo semestre.

Gli elementi della tabella (in questo caso basta anche una semplice lista, ma passare da una vista all’altra è molto semplice) aprono le pagine relative agli esami che contengono tutto il materiale e gli appunti che mi servono per ognuno.

Per il lavoro, invece, funziona così: ogni volta che c’è un nuovo progetto viene inserito in una pagina dedicata in cui ci sono ulteriori pagine per le singole attività, tabelle o altre risorse utili.

Ti svelo un segreto: molti usano Notion in una maniera troppo complicata.

È anche bello vedere i tutorial su YouTube di queste pagine con template fighissimi o decine e decine di dettagli, ma io credo che ognuno debba sfruttare questo strumento in base alle sue attitudini.

Io cerco di rendere tutto il più semplice possibile, altrimenti so che finisco per non utilizzarlo.

Se ogni volta che devo svolgere un’attività devo perderci troppo tempo, perdo la voglia e la costanza.

Ecco perché preferisco non avere troppi template fissi e usare feature abbastanza base per gestire i miei progetti.

Infatti per le finanze personali, le letture e la creazione di tutti i miei contenuti utilizzo sempre la stessa risorsa: la tabella.

Questa funzione, oltre a ricordare—seppure in maniera molto più intuitiva—Excel, è incredibilmente efficace per creare dei database dinamici e facili da tenere sotto controllo ed aggiornare.

La funzione che preferisco

Le tabelle sono diventate a mani basse la mia funzione preferita di Notion.

Implementarle mi ha reso la vita molto più facile per quanto riguarda i video:

i blog:

la gestione del denaro:

e molto molto altro.

Ogni giorno scopro un’area nuova che posso sistematizzare attraverso le tabelle.

Sostanzialmente, la cosa interessante è che ad ogni colonna può venire assegnato un tipo come data, numeri, selezione, testo, utente, checkbox

Ecco che in questo modo è facile tener traccia di qualsiasi cosa.

Ad esempio, proprio in questo periodo sto lavorando per sistematizzare la produzione dei contenuti sui miei canali di comunicazione principali e, come hai visto, questa feature mi sta aiutando molto.

Le tabelle sono anche estremamente semplici da creare.

Provale e fammi sapere in un commento qui sotto per cosa ti risultano più utili.

Convenienza per studenti

Come ti accennavo prima, quando ho iniziato ad usarlo, Notion era gratuito per studenti.

Oggi, c’è un piano chiamato Personal gratuito per chiunque.

Non ci sono limitazioni nel numero di blocchi e pagine, ma c’è un limite di massimo 5 guest (persone che collaborano sui tuoi documenti) e di 5MB per file caricato.

Non dovrebbe essere un problema per molti.

Comunque, il piano Personal Pro—quello gratuito per gli studenti—costa solo 4$ al mese.

Se sei uno studente, non c’è davvero nessun motivo per non provare Notion.

Magari non fa per te, ma almeno provalo.

Avendo fatto anche dei video su YouTube al riguardo, ho avuto modo di ascoltare i feedback di molti giovani su questo servizio.

Un buon 90-95% l’ha trovato uno strumento incredibile.

Te l’ho detto, non sono qui per fare pubblicità.

Sono qui per portarti quanta più utilità possibile attraverso la mia esperienza e quella di tanti altri.

Ad oggi, lo reputo un lavoro fatto molto molto bene e un software in crescita e miglioramento costante.

Questo non vuol dire che sia perfetto, ma ne parleremo meglio dopo.

Ora, voglio parlarti di un altro aspetto.

Ottimo per lavorare in team

Da molto meno tempo—un paio di mesi circa—mi sto divertendo ad usare un altro lato di Notion: il piano per team.

Se sei su vCreate, mentre leggi questo articolo puoi provare a scrollare leggermente verso su.

Vedrai comparire una barra, in alto.

Ora: se stai navigando da desktop lo vedrai direttamente, se sei su mobile lo farai invece premendo il tasto sulla destra.

Sto parlando di un elemento del menù, “agenzia”.

Seguendomi su Instagram (se non lo fai ancora, mi trovi a @vittoriofaraco) avrai notato che spesso condivido dei post di una certa Kleia.

Kleia è l’agenzia digital che sto costruendo assieme a Maurizio, mio amico e socio.

Da anni studiamo e lavoriamo nel mondo dei social media e della comunicazione online, quindi abbiamo deciso di avviare un progetto che potesse aiutare le attività attraverso le nostre competenze.

Ad ogni modo, ci serviva un posto dove gestire questa attività.

Abbiamo provato inizialmente soltanto con Google Drive, ma non era abbastanza.

Certo, era ed è ottimo per gestire i file di cui abbiamo bisogno e per creare e modificare documenti.

Però avevamo bisogno di qualcosa di più dinamico.

“Proviamo con Basecamp”, abbiamo pensato.

Sapevamo che è molto usato da vari professionisti ed aziende e, come Slack, è conosciuto per essere uno dei software principali per la gestione di team e task lavorative.

Ancora, ci erano venuti in mente Trello, o Asana.

Ma poi ci siamo detti: “c’è un software che già conosciamo (lo usavamo entrambi) e che offre un piano per team, perché non facciamo una prova?”.

Così abbiamo creato un piano per Kleia su Notion.

Anche qui c’è un piano gratuito, ma è decisamente più limitato rispetto a quello per singoli.

Allora abbiamo deciso da subito di sottoscrivere il piano per team da 8$/mese per membro se paghi annualmente, 10$/mese se lo fai mensilmente.

Devo confessarti una cosa.

Ormai tutto è a pagamento, e tutto ha un abbonamento mensile.

Bisogna stare molto molto attenti quando si sceglie di attivare un servizio.

Credo anche, però, che quando ne vale la pena, pagare qualche decina di euro al mese non sia affatto un problema.

Per Notion per team vale esattamente questo discorso.

Si può interagire e collaborare insieme sulla stessa pagina o documento, si possono inserire commenti tramite il tag @ o date e notifiche sempre con lo stesso simbolo.

Non penso smetteremo mai di utilizzarlo per la nostra agenzia, neanche quando altri membri si uniranno al team.

La possibilità di avere un mega-luogo dove gestire tutta la propria attività e dove è facile switchare al proprio workspace personale in ogni momento non ha prezzo.

Punti deboli e cosa dovrebbero migliorare

Passiamo alla parte meno sexy, ma comunque necessaria.

Come ti ho detto, questo non è un elogio assoluto.

Notion, come tutti i software, ha pregi e difetti.

Il bilancio propende verso i pregi, fortunatamente, altrimenti non l’avrei consigliato a così tanta gente pubblicamente.

Ti dico, però, alcune delle cose che secondo me dovrebbero essere migliorate e lo renderebbero perfetto.

Partiamo dal classico: la versione mobile non è all’altezza di quella desktop.

notion mobile smartphone

Qualche mese fa questa differenza rendeva l’esperienza d’uso da smartphone davvero scomoda.

Molto più lento, meno funzionalità, flusso di lavoro meno agevole.

Col tempo, però, ho notato con enorme gioia che parecchi gap sono stati riempiti.

Ora l’app mobile è comunque una spanna sotto quella desktop, ma è decisamente utilizzabile e comoda.

Un neo che mi dà abbastanza fastidio è il fatto che, se scrivo un testo di più blocchi, da mobile non si può copiare interamente, ma soltanto un blocco alla volta.

Questo problema si fa sentire quando scrivo il copy di un post da pc e voglio pubblicarlo da telefono.

Ogni volta mi conviene usare un Google Doc.

Poi, la gestione dei file non mi fa impazzire.

È svolta attraverso quella bomba di servizio di AWS (Amazon Web Services), quindi i server sono potenti, ma il caricamento dei file deve avvenire uno per volta e quando voglio scaricarli da mobile ho sempre difficoltà, dato che li apre in una finestra browser di AWS.

Rendendo il tutto un po’ più simile a Google Drive, con la sua dinamicità, sarebbe molto meglio.

Ancora, il sistema di notifiche è leggermente macchinoso.

Deve essere fatto tramite @, come ti ho detto prima, e con una specifica sintassi, altrimenti non viene riconosciuto.

Ultima cosa, i calendari.

Sono ottimi nell’esperienza d’uso, ma integrarli con calendari esterni—che tutti utilizziamo—come Google Calendar o Apple Calendar—renderebbe la gestione di task, eventi ed impegni molto molto più smooth.

Considerazioni finali su Notion

Devo però dire che il team di Notion è costantemente al lavoro.

Passa qualche settimana e c’è un nuovo aggiornamento che risolve un problema, migliora qualche funzione o ne aggiunge di nuove.

Questo rende Notion un’azienda dinamica e all’avanguardia, e un servizio in costante crescita.

Per chi è questo tool?

Studenti, sicuramente. Ma anche aziende, team, freelance, professionisti di qualsiasi settore.

Penso che davvero tutti possano trarre beneficio da un’organizzazione migliore e da strumenti che rendano più facile averla.

Se hai già usato Notion, sentiti libero di scrivere un commento qui sotto.

Dimmi com’è stata la tua esperienza, se hai avuto problemi, quali feature apprezzi di più.

I concetti che vorrei ti portassi a casa dopo aver letto questo articolo sono due: prediligi la semplicità e trova un tool che si adatti al modo in cui pensi e lavori. Potrebbe essere Notion, come potrebbe non esserlo.

In questo modo, la tua produttività schizzerà alle stelle e ti divertirai anche.

Ora ti lascio.

Alla prossima,

Vittorio

P.s.: se vuoi utilizzare Notion come strumento di lavoro per la tua attività o azienda, puoi prenotare una consulenza con me.

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